Contexto
Kliniox nació del trabajo en sitio en CLIOLAB, un consultorio y laboratorio dental con treinta años de trayectoria. Estudiamos cómo el equipo agenda citas, atiende a sus pacientes y coordina los cobros, los insumos y el trabajo con el laboratorio. Ese flujo fue la base para definir los módulos del producto.
Problema
La atención de un paciente genera información que necesitan recepción, odontología y administración. Una cita lleva a una o más visitas, cada visita puede consumir materiales y el paciente puede pagar en varios momentos. A eso se suma el archivo histórico en papel. El reto era conectar esas tareas y recuperar la información de los expedientes sin tener que transcribirlos completos a mano.
Solución
- Pacientes y expedientes. Fichas con antecedentes, historial de atención, tratamientos y documentos asociados.
- Agenda y equipo. Calendario de citas, horarios del consultorio, profesionales y especialidades, con detección de cruces de horario.
- Tratamientos y visitas. Catálogo de procedimientos, planificación por sesiones y registro de la evolución clínica, el tiempo de atención y los materiales utilizados.
- Finanzas y honorarios. Cobros parciales, saldos, cuotas, devoluciones y gastos. El sistema separa el precio acordado con el paciente, el costo de la atención y los honorarios del equipo.
- Inventario y proveedores. Catálogo de insumos, movimientos de existencias y registro de consumos asociados a la atención.
Por ejemplo, el equipo puede abrir un tratamiento desde la ficha del paciente, registrar lo que se hizo en cada visita y cargar el cobro cuando se recibe. La evolución clínica y el saldo se consultan en el mismo caso y se actualizan por separado.
Arquitectura
VM DentalOS es la aplicación que usa el equipo de la clínica. La interfaz está hecha en React con Vite. Supabase gestiona la autenticación y el acceso a PostgreSQL, con políticas de acceso por clínica. Las operaciones que afectan varios registros, como completar una visita con movimientos de inventario y honorarios, se coordinan en transacciones de base de datos. Los documentos se guardan en almacenamiento privado en Cloudflare R2.
Kivo Dental OCR es la herramienta de digitalización. Usa Next.js y PostgreSQL para conservar las versiones de reglas, las extracciones y el avance de los lotes. Google Document AI lee los documentos y Kivo prepara datos estructurados para las fichas, con opciones de clasificación y asistencia de IA. El flujo admite revisión humana y mantiene como desconocidos los datos que no se pueden determinar.
La integración usa una API entre servidores con permisos por clínica. En el flujo de expedientes históricos, Kivo envía los datos estructurados junto con una referencia al PDF. VM DentalOS verifica el archivo y lo vincula a la ficha del paciente. Si faltan datos de identidad, la ficha queda marcada como no validada para que el equipo pueda revisarla desde Pacientes.
Proceso
El trabajo en sitio nos ayudó a decidir qué registrar en cada etapa y qué información debía pasar de un módulo a otro. Mi aporte se centró en traducir esos flujos a decisiones de producto, arquitectura, automatización e IA aplicada.
Resultados y validación
Implementamos los módulos que cubren el flujo operativo estudiado en CLIOLAB, desde la agenda y la atención hasta los cobros, el inventario y los honorarios. La integración para digitalizar y migrar expedientes sigue en piloto, con pruebas de importación en lotes con datos sintéticos.
Próximos pasos
Validar el flujo completo con el equipo de CLIOLAB y comprobar que cada expediente importado se pueda cotejar con su original y corregir desde la ficha del paciente.